Todo empresario conoce la cantidad de “papeles” que genera un negocio, facturas, albaranes, pedidos, nóminas, etc. Hoy en día parte de esta documentación, se puede conservar en formato electrónico, lo cual optimiza su almacenamiento y búsqueda. Por ejemplo, las declaraciones, impuestos y notificaciones con Hacienda y la Seguridad Social ya se guardan en formato pdf como algo habitual. Pero, ¿qué hay de escrituras, contratos mercantiles, facturas recibidas en papel? Estos documentos debemos conservarlos en papel en casi todos los casos. Veamos los diferentes casos.  

DOCUMENTACIÓN A CONSERVAR SIEMPRE:

Aquí estamos hablando de algo parecido a un matrimonio o peor, ya a nuestra pareja la elegimos, pero a los documentos no. Los papeles a mantener mientras exista la empresa son: – Documentos notariales. – Altas y modificaciones censales. – Actas de inspección. – Libros de visitas de la SS.  

DOCUMENTACIÓN A MANTENER POR TIEMPO LIMITADO:

Existe la disyuntiva sobre si el plazo es a los cuatro o seis años, depende de la finalidad y de quien nos puede reclamar. Estamos hablando de todo aquello que sirve como soporte a nuestra actividad, como impuestos, facturas, etc.   Cuatro años: Hacienda fija en cuatro años la prescripción de impuestos.   Seis años: Sin embargo el Código de Comercio nos indica en el artículo 30, nos dice que debemos custodiar la documentación mercantil (empresas y autónomos) durante seis años.  

¿Cómo se calcula la prescripción de impuestos?

Por ejemplo, el 25 de julio del 2013 presento el impuesto de sociedades del ejercicio 2012, veamos cuando prescribe. Deberemos conservar toda la documentación que avale las cifras declaradas a Hacienda hasta el 26 de julio de 2017. A partir de esa fecha, ya no será exigible nada por su parte. Recordemos que los plazos se paralizan en caso de tener un requerimiento o notificación de inspección. Si el 24 de julio de 2017 recibo la comunicación del inicio de una inspección tributaria relativa al año 2012, el 26 de julio del 2017 no podré destruir ningún papel.   Sin embargo, bajo la perspectiva del código de comercio, todavía faltarían un par de años más. Como podría ser el caso de la reclamación de un proveedor.   Casos especiales: – Elementos de inmovilizado El inmovilizado se ve afectado por amortizaciones a lo largo de su vida útil, que puede llegar hasta los 100 años en edificios de viviendas. Pues la facturas de inmovilizado, deberemos conservarlas mientras se practique amortizaciones. – Compensación de Bases Imponibles Negativas: Según la normativa del Impuesto de Sociedades, las empresas disponen de los 18 ejercicios siguientes para compensar las bases imponibles negativas obtenidas en un año. Así que para poder ejercitar este derecho, deberemos conservar toda la documentación relativa al ejercicio con pérdidas hasta cuatro años después de habernos aplicado la compensación. En el peor de los casos, hablamos de unos 22 años y medio, más o menos.   Para cualquier aclaración sobre prescripción de actos y documentos empresariales, contacte con un experto en Derecho Mercantil.]]>